Monden / Lifestyle

Organizeaza-ti documentele in mod profesional

Written by Admin

Organizarea documentelor nu este una dintre cele mai usoare sarcini, dar este esentiala in multe modele de afaceri. A sti cum sa organizezi documentatia in foldere impiedica pierderea acestora sau sa petreaca mult timp cautand fiecare articol.

Dosarul de fisiere are cateva inele mari, permitand indepartarea usoara a fisierelor, iar datorita dimensiunii mari a inelelor sale si chiar a folderului, puteti atasa un numar mare de documente in acest folder.Va puteti echipa in continuare servieta astfel incat sa va ajute in activitatile de zi cu zi. Includeti separatoare din plastic. Identificare si plasare mai usoara. Aplicati subtitluri, impartind in sectiuni, dupa subiect.

Cum sa pastrati folderul de fisiere organizat

Separati toate documentele si documentele inainte de a le atasa la folder. Daca este nevoie de timp inainte de arhivare. Pastrati totul separat, cu separatoare cu indicatii clare despre unde sa depuneti.Puneti elementele cu adevarat importante in acest folder de care ati putea avea nevoie frecvent. In caz contrar, faceti un folder similar pentru arhiva.

Stabiliti o ora, poate zilnic sau saptamanala, pentru a va reorganiza dosarele, in acest fel, hartiile care nu mai sunt folosite, sa nu fie pastrate mult timp arhivate inutil, facand loc unor noi documente importante care pot aparea.Exista mai multe tipuri de documente care trebuie organizate si intretinute de o afacere, care pot fi utile in mai multe ocazii. Sa le intalnim pe principalele

Bonuri de plata

Pastrarea dovezilor platii, fie pentru facturi precum apa si electricitate, fie pentru furnizori, produse si servicii achizitionate este esentiala, deoarece impiedica plata acestor facturi de doua ori.Pe langa faptul ca ajuta la finantele organizatiei, acestea pot fi folosite in cazul in care o companie contesta ca plata nu a fost efectuata. Cu toate acestea, merita sa ne amintim ca voucherele sunt considerate adevarate doar atunci cand contin stampile de plata, autentificare sau dovada bancara.

Documente fiscale

Evaluarea fiscala este una dintre cele mai mari provocari pentru orice firma, in special in Brazilia, care are un sistem fiscal foarte complex. Prin urmare, se recomanda pastrarea documentatiei fiscale a oricarei achizitii si vanzari de produse sau servicii.

Contracte

Contractele sunt cea mai mare dovada ca a fost semnat un acord, fie cu un furnizor, cu o companie terta sau cu un client. Pentru a evita problemele si chiar a va proteja daca vreo parte nu doreste sa respecte ceea ce s-a convenit, aveti intotdeauna contractele tinute la dispozitie.

Extrase

Extrasele pot fi intelese ca informatii care au fost extrase de undeva, cum ar fi un cont bancar sau un card de credit, de exemplu. Detinerea acestor documente este excelenta pentru verificarea tranzactiilor financiare, deoarece bancile arata in general doar tranzactiile din ultimele 90 de zile.

Acest tip de mapa din plastic este o solutie foarte utila si pentru biroul de  Resurse umane.A avea documentatia oficiala a angajatilor tai te poate ajuta in cazul in care apare o urgenta cu acestia, putand consulta contactele persoanelor apropiate, de exemplu. In plus, mai multe documente va pot ajuta daca exista pretentii de munca.Urmariti si depuneti documentele referitoare la contractul de prestari servicii, fise de salariu, adeverinte medicale,

Cum se organizeaza documentele?

Pastrarea documentelor intr-un singur loc nu este suficienta. Este necesar sa le organizati si sa le depozitati eficient, astfel incat procesul de cautare a acestor documente sa se faca rapid si practic, prevenind acumularea unor gramezi mari de hartie.

Cat timp se pastreaza fiecare tip de document?

Aceasta este principala indoiala ca indivizii dintr-un birou au, pana la urma, nimeni nu vrea sa pastreze documentele care nu mai sunt necesare. Puteti urma acest model ca referinta pentru a va salva documentele:

Dovada platii: 5 ani sau pe durata de viata a produsului care a fost achizitionat.

Contracte: pe durata contractului si pentru o perioada buna dupa rezilierea acestuia, cu exceptia cazului in care se efectueaza o dizolvare care anuleaza toate clauzele.

Resurse umane: pe perioada in care angajatul este in companie si doi ani dupa plecare.

In cursul lunii curente, se recomanda aranjarea documentelor platibile in functie de data scadentei acestora. Acest lucru ajuta sectorul platilor sa nu rateze niciun termen, ceea ce poate duce la dobanda sau anularea produsului sau serviciului achizitionat.

Documentele din anul curent

Un sfat bun este sa separati lunar documentele pentru anul curent. In acest fel, este mai usor si mai rapid sa le localizati, daca vi se cere.

Fisier inactiv

Pentru documentele din anii precedenti, se recomanda sa le pastrati in dosare separate, conform specificatiilor voastre. Aveti un folder dedicat pentru incasari, altul pentru contracte, altul pentru chitante de plata si asa mai departe. Astfel, concentrezi intr-un singur loc intreaga istorie a companiei privind un subiect.

Ce fel de dosare sa folosesti?

Varietatea de sabloane de foldere este imensa si atunci cand adaugam articole importate in lista, cantitatea creste.Dosarele suspendate sunt folosite pentru a stoca documente in dosare si dulapuri.De asemenea, pot fi folosite pentru a plasa documente in dosare suspendate pe masa. Ele pot fi identificate cu usurinta datorita unei tije de plastic pe laterale si, de asemenea, a unei gauri aproape la cot.

Dosarele mapa din carton de tip acordeon sunt potrivite pentru stocarea facturilor si a documentelor unice, fie in format A4, Legal sau chiar mai mici.Datorita versatilitatii lor se folosesc si in afara birourilor. Elevii isi pot stoca temele scolare in ele si le pot gasi foarte usor ori de cate ori este nevoie. Un singur folder detine un numar mare de articole.

About the author

Admin

Leave a Comment